Die eingebaute Suche und ihre Optionen

10.07.2019

Die in Access eingebaute Suche ist zwar nicht die komfortabelste, aber die flexibelste Methode, um gezielt auf einen bestimmten Datensatz zuzugreifen. Demgegenüber lohnt sich die Programmierung einer komfortablen Suche nur, wenn sie häufig eingesetzt wird. Andernfalls steht der Aufwand für die Programmierung in keinem gesunden Verhältnis zum Nutzen.

Womit vergleicht Access den Suchtext?

Der Start einer Suche erfolgt über das Menü über die Kachel Suchen oder aus dem Datenblatt einer Tabelle, dem Datenblatt einer Abfrage oder aus einem Formular. Im Dialog Suchen geben Sie als erstes den Text ein, nach dem Access suchen soll. Anschließend bestimmen Sie über das Kombinationsfeld Vergleichen, ob Access den Suchtext mit dem ganzen Feldinhalt, einem Teil des Feldinhalts oder dem Anfang des Feldinhalts vergleichen soll.

Hierbei gilt: Je weiter Sie die Suche einschränken, desto schneller kann Access den Vorgang abwickeln. Das Vergleichen des gesamten Feldinhalts ist die schnellste und das Vergleichen eines Teils des Feldinhalts die langsamste Methode.

Eingebaute Suche in Access um Tabellen zu durchsuchen

Welche Felder durchsucht Access?

Der Auswahl Suchen in kommt in diesem Zusammenhang eine besondere Bedeutung zu. Wenn Sie an dieser Stelle Aktuelles Feld auswählen, durchsucht Access nur das Feld, das vor dem Aufruf der Suche aktiviert war. Wird hingegen Aktuelles Dokument ausgewählt,  werden alle Felder der zugrundeliegenden Tabelle oder Abfrage durchsucht. Hiermit erreichen Sie zwar eine höhere Trefferquote bei Ihrer Suche, nehmen aber ein spürbar langsamere Ausführung in Kauf.

Um das Bild über die Geschwindigkeit des Suchvorgangs abzurunden, sollten Sie noch folgendes beachten: Die Suche in indizierten Feldern ist schneller als in nicht-indizierten Feldern. Wenn Sie ein bestimmtes Feld also häufig durchsuchen wollen, dann sollten Sie über die Anlage eines Indizes für dieses Feld nachdenken.

Gewohnheiten zum Standard machen!

Vielleicht stellen Sie beim häufigen Gebrauch der Suche fest, dass Sie immer wieder die selben Einstellungen vornehmen. Sie können sich unnötige Arbeit sparen, indem Sie Ihre Gewohnheiten zum Standard machen. Besuchen Sie hierzu unter Datei > Optionen > Clienteinstellungen das Register Bearbeiten. Unter der Überschrift Suchen/Ersetzen-Standard finden Sie drei Optionen, mit denen Sie den Status beim Öffnen des Suchen-Dialogs vorab einstellen.

  • Die Option Schnelle Suche bewirkt, dass Access standardmäßig Aktuelles Feld bei Suchen in auswählt und den Suchtext mit dem gesamten Feldinhalt vergleicht.
  • Mit der Option Allgemeine Suche erreichen Sie, dass Access das gesamte aktuelle Dokument durchsucht und den Suchtext mit jedem Teil des Feldinhaltes vergleicht
  • Die Option Feldanfang-Suche bewirkt schließlich, dass Access beim Öffnen des Suchen-Dialogs ebenfalls Aktuelles Feld auswählt und im Feld Vergleichen der Wert Anfang des Feldinhalts voreingestellt ist.

Beachten Sie, dass sich eine Änderung an den Optionen erst nach dem Neustart von Access auswirkt.

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