Datensätze per Abfrage löschen

11.07.2019

Wer an eine Datenbank denkt, assoziiert meist das Eingeben und Speichern von Daten. Im Laufe der Zeit sammelt sich aber eine Menge unnötiger Ballast an, dessen es sich zu entledigen gilt.

Einzelne Datensätze löschen

Access hält viele Möglichkeiten bereit, mit denen Sie Datensätze löschen können. In Datenblättern und Formularen schicken die Befehle Bearbeiten/Datensatz markieren und Bearbeiten/Datensatz löschen den aktuellen Datensatz ins Nirwana. Über den Datensatzmarkierer von Datenblättern können Sie mit der Maus gleich mehrere Datensätze markieren und sich ihrer per Entf-Taste entledigen.

Was auf den ersten Blick als ausreichend komfortabel aussieht, kann bei einer größeren Aufräumaktion schnell lästig werden. Wenn es nämlich darum geht, viele Datensätze auf einen Streich zu löschen, ist die Menü-Methode nicht nur zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig. Da passiert es schnell, dass aus Versehen der falsche Datensatz endgültig gelöscht ist.

Anders als Windows verfügt Access nämlich über keinen Papierkorb, aus dem sich die Datensätze schnell und einfach wieder herstellen lassen. Deshalb fertigt der vorausschauende Anwender vor größeren Löschaktionen auch eine Sicherheitskopie seiner Datenbank an.

Mehrere Datensätze auf einmal löschen

Zum Vergnügen wird das Löschen vieler Datensätze erst, wenn sie gemeinsame Kriterien aufweisen. Wenn es Ihnen gelingt, alle oder wenigstens die meisten der zu löschenden Datensätze mit einer Abfrage zu ermitteln, haben Sie die halbe Miete schon gewonnen. Wählen sie oben im Menü Erstellen aus und klicken dann auf die Kachel Abfrageentwurf. Im sich öffnenden Dialog können sie dann alle Tabellen, in denen sie Datensätze löschen wollen mit einem Doppelklick auswählen. Ebenfalls durch einen Doppelklick auf die Felder, die sie für die Abfrage verwenden wollen, werden die Felder der Abfrage hinzugefügt. Wählen Sie dann den Befehl Löschen, um die Auswahl- in eine Löschabfrage umzuwandeln. 

Mit Microsoft Access können Sie mehrere Datensätze per Löschabfrage löschen.

Ein Klick auf das Datenblatt-Symbol (Kachel ganz links im Menü des Reiters Start) zeigt nun ein Datenblatt mit den Datensätzen an, die den Kriterien der Löschabfrage entsprechen. Wenn dies die Datensätze sind, die Sie löschen wollen, dann wechseln Sie zurück in die Entwurfsansicht der Abfrage. Die Auswahl des Befehls Ausführen (zweite Kachel von links im Menü des Reiters Entwurf führt nun anders als bei Auswahlabfragen nicht zur Anzeige des Datenblatts, sondern zum Start der Löschabfrage.

Access zeigt nach kurzer Zeit einen Dialog mit der Information an, wie viele Datensätze der zugrundeliegenden Tabelle oder Abfrage gelöscht werden. Ein Klick auf die Schaltfläche Ja führt dann zum endgültigen Löschen dieser Datensätze. So können Sie mit wenigen Mausklicks einen, hundert oder gar mehrere tausend Datensätze löschen.

Aufgrund ihrer besonderen Bedeutung kennzeichnet Access Löschabfragen im Datenbankfenster mit einem eigenen Symbol. Damit die Ausführungsgeschwindigkeit Ihrer Datenbank nicht unnötig sinkt, sollten Sie sie nach umfangreichen Löschaktionen komprimieren.

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